Slim met AI, snel en
betrouwbaar digitaal met NovaCap.AI

Efficiënt uw facturen en formulieren verwerken met NovaCap.AI

Weet u wat de verwerking van de inkomende facturen en formulieren in tijd en geld kost? Het is een handmatig- of semihandmatig proces dat meestal niet efficiënt is ingericht. Er is een grote kans op fouten en vertraging in de afhandeling van uw inkomende facturenstroom. Facturen en formulieren die zoek zijn, gebruikers die ontevreden leveranciers en klanten aan de lijn krijgen omdat er zaken binnen het proces niet juist worden afgehandeld. Herkent u dit? Als uw antwoord ‘ja’ is, kunt u kosten en tijd besparen en tegelijk het inkomende facturenproces digitaal en veel efficiënter uitvoeren.

Waarom NovaCap.AI?

Met NovaCap.AI verwerkt u uw inkoopfacturen digitaal, efficiënt en foutloos. Met behulp van Artificial Intelligence (AI) worden alle kenmerken van de factuur herkend en omgezet in gegevens die kunnen worden ingelezen in uw ERP-pakket of financiële systeem.
Iedere organisatie kent het tijdrovende proces van het verwerken van inkoopfacturen. Inkomende facturen registreren, inboeken, doorsturen en uiteindelijk handmatig archiveren. Vaak blijven facturen liggen op bureaus of raken ze kwijt binnen de organisatie. Met NovaCap.AI behoort dit tot het verleden.

NovaCap.AI: een solution van Novadoc
Novadoc ECM is implementatiepartner voor het IBM Platform for Digital Business Automation  in de Benelux. Met de ontwikkeling van de DMS-markt naar complete ECM en Business Automation oplossingen en Robotics (RPA), is ook Novadoc hierin doorgegroeid. NovaCap.AI is een modern product om het verwerken en analyseren van documenten voor bedrijven en organisaties makkelijker te maken. Met NovaCap.AI krijgt u grip op het input management en controle over de inkomende informatiestroom.

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
NovaCap.AI & RPA

Robotic Process Automation

NovaCap.ai zorgt samen met RPA voor 24/7 verwerking van uw inkomende facturen en formulieren. Met een intelligente scan & herken worden de inkomende documenten verwerkt en de essentiele gegevens via RPA in uw administratie ingevoerd. Daarmee behoren dure koppelingen of handmatig invoeren tot het verleden. Dit werkt snel en effieciënt en verkleint bovendien de kans op fouten. Wilt u wel een handmatige goedkeuring in uw proces opnemen? Ook dat kan eenvoudig worden geregeld. 

Dit proces werkt voor papieren facturen die u scant en ook voor digitale facturen (PDF, XML, UBL) die via e-mail worden ontvangen.

Met RPA kunnen bijvoorbeeld:

  • facturen en formulieren uit de e-mail worden gehaald en in het verwerkingsproces worden opgenomen 
  • facturen en formulieren via een flow aangeboden worden aan goedkeurders
  • akkoordverklaringen worden toegevoegd aan het boekings-bestand waarmee de factuur geautomatiseerd geboekt kan worden
  • gegevens worden ingevoerd in legacy-systemen

 

Novadoc is officieel implementatiepartner van Automation Anywhere, de marktleider op gebied van RPA.

Onze oplossing

Digitaliseren wordt een efficiënt, inzichtelijk en automatisch proces met de capture-oplossing NovaCap.AI. NovaCap.AI herkent verschillende typen documenten zoals onder andere facturen, offertes, orders, claims, dossiers of transportdocumenten, interpreteert deze en verwerkt ze naar de juiste systemen. Waar voorheen de gegevens gelezen en handmatig toegevoegd werd, is dat nu niet meer nodig. De relevante data wordt automatisch -  met behulp van AI - uit het document gehaald. Op die wijze kan de gebruiker er uiterst gemakkelijk zoeken en wordt de informatie bijvoorbeeld aan de (financiële) systemen gekoppeld, of wordt het klantdossier automatisch opgebouwd. Zonder veel tijd te besteden aan configureren of leren van het systeem boeken we resultaten van meer dan 90% correcte herkenning en automatische verwerking.

Zo gaat het in zijn werk

Scannen

  • Omzetting naar tekst (OCR)
  • Lezen tekst

(Categorie)herkenning

  • Categorieën
  • Bedragen
  • Line items
  • Btw
  • Veldwaarden 

Verifiëren

  • (Order)database look-up 
  • Match met inkoop
  • Match met leveranciers-register

Optioneel valideren

  • Accorderen 
  • Workflow
  • Business Rules

Exporteren en invoeren

  • Export XML, UBL, HTML, JSON
  • Data paren 
  • Invoer in Financieel systeem, ERP, Database met Robotics (RPA)
Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
IBM Datacap

NovaCap.AI is ontwikkeld op IBM Datacap

Analyseren en verwerken van data wordt steeds makkelijker door Artificial Intelligence. Al dan niet in de cloud. IBM DataCap samen met AIDocbuilder en RPA verwerken uw gegevens digitaal, waardoor uw processen snel en efficiënt verlopen.

IBM DataCap herkent de informatie op uw gescande documenten of ingezonden PDF's, XML's en UBL's. Deze informatie wordt door zelflerende technologie op basis van Artificial Intelligence (AI), uit de documenten gefilterd en doorgegeven aan de administratieve systemen met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Al dan niet met workflows voor goedkeuring of checks aan inkoop-orders of budgetten.

Ook andere formulieren en documenten worden door DataCap verwerkt waarna de gecategoriseerde informatie wordt opgeslagen voor verdere verwerking. Zonder dat iemand een document moet lezen of informatie moet overtypen. 

Altijd en overal toegang tot uw bedrijfsgegevens

Datatcap is een van de software-oplossingen uit het Platform voor Digital Business Automation van IBM. Het stelt u in staat om krachtige en strategische oplossingen in te zetten waarin al uw uitgaande en inkomende documenten, en andere vitale bedrijfsgegevens veilig onder beheer gebracht kunnen worden. U kunt zodoende altijd en overal beschikken over de juiste informatie voor een snellere en betere besluitvorming. 

Automatisch
Documenten kunnen worden gearchiveerd in vele grafische bestandsformaten, waaronder TIFF, BMP, JPG, en PDF(A). Gegevens op de documenten kunnen geautomatiseerd worden uitgelezen (OCR, ICR, OMR, barcodes en patchcodes) en als data worden doorgegeven naar andere applicaties met workflows of Robotics (RPA). Omdat op meerdere niveaus kan worden geïndexeerd, kan iedere gewenste goedkeuringsstructuur of archiefstructuur worden ingericht.

Wilt u meer weten?

Maak een afpraak met Novadoc ECM!

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Over ons

NovaCap.AI is een solution van Novadoc ECM

Novadoc ECM is in 1998 geleden opgericht als technisch implementatiepartner voor het Filenet content management-systeem in de Benelux. FileNet is na de overname door IBM uitgegroeid tot het IBM Platform voor Digital Business Automation, waar RPA (Robotics), Capture, Content, Workflow en Decisions in zijn opgenomen en dat gebruik maakt van AI voor het kunnen begrijpen van informatie.

Op al deze onderdelen van Digital Business Automation kan Novadoc u adviseren en helpen bij de implementatie.

Over de ontwikkelaar van NovaCap.AI

Novadoc ECM is met haar technische kennis van IBM Digital Business Automation - Datacap, FileNet, ODM, AI, RPA - onbetwist marktleider in Nederland en België. Onze organisatie is al jaren een volledig gecertificeerde IBM Value Plus partner. Wij verlenen diensten rondom de implementatie van Enterprise Content Management-, Case Management- en Record Managementsystemen gebaseerd op IBM Platform for Digital Business Automation.

Beheer via één interface
Om huidige ECM-toepassingen snel geïntegreerd aan te kunnen bieden vanuit één multimediaportaal, biedt Novadoc het IBM platform aan. Een unieke oplossing voor beheer van meerdere ECM en Automation-oplossingen die tegelijkertijd de applicatie-ontwikkeling en het beheer sterk vereenvoudigt.

Kant-en-klaar
Ook is Novadoc expert in het ontwikkelen van specifieke IBM FileNet en Automation-componenten en integratie voor upgrade- en migratietrajecten. Wij hebben hiervoor kant-en-klare oplossingen beschikbaar die u ook kunt hergebruiken. In de loop van de jaren heeft Novadoc zich ontwikkeld tot een betrouwbare partner in efficiënt onderhoud en beheer van IBM FileNet en Automation-omgevingen.

De organisatie
Novadoc ECM is en compacte, no-nonsense organisatie. We opereren als een hecht team (circa 42 medewerkers) in een informele sfeer. Samen met de directe manier van communiceren en korte lijnen zorgt dit voor een dynamische organisatie. Het team bestaat veelal uit jonge, leergierige en ambitieuze medewerkers van verschillende nationaliteiten die bij ons alle mogelijkheden krijgen om zich tot ECM en Automation-professional te ontwikkelen. Kortom, we kunnen uit ervaring zeggen dat Novadoc een zeer flexibele en inspirerende werkomgeving biedt.

Meer weten over Novadoc?

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Referenties

Forbo Eurocol over de samenwerking met Novadoc

U bent niet de eerste die kiest voor snelheid en efficiëntie. Veel opdrachtgevers gingen u al voor. Zo ook Forbo Eurocol. Het bedrijf vertelt u graag over de ervaring met NovaCap. Uiteindelijk weet u natuurlijk pas echt hoe handig het is, als u het zelf test.

Voordeel in een notendop

  • Tijdsbesparing
  • Foutloze verwerking van de ingekomen facturen en formulieren met AI
  • Facturen worden automatisch verwerk
  • Met RPA worden gegevens in uw systemen opgenomen
  • Dubbele facturen worden herkend
  • Verwerking is geheel digitaal en automatisch

NovaCap oplossing van Novadoc zorgt voor snelle en nagenoeg foutloze verwerking van facturen bij Forbo Eurocol

Forbo Eurocol Nederland produceert verschillende soorten vloerbedekkingen en aanverwante producten als lijm, egalisatie-, onderhouds- en reinigingsmiddelen. Per week ontvangt het bedrijf zo’n honderd facturen, zowel via de post als digitaal. Voorheen werden deze handmatig verwerkt, wat regelmatig tot gevolg had dat facturen kwijtraakten of (te lang) op het bureau van medewerkers bleven liggen.

Sinds Forbo Eurocol werkt met de NovaCap captureoplossing van Novadoc, is de opslag van inkomende documenten veel efficiënter en sneller en worden er bovendien aanzienlijk minder fouten gemaakt. Martijn de Ridder, Assistant Controller bij Forbo Eurocol: ‘Waar we voorheen werkten met een kast vol mappen, zijn nu alle facturen digitaal opgeslagen en daardoor veel beter terug te zoeken.’

Snel en simpel

‘Waar ik vroeger dagelijks te kampen had met een haperend systeem, gebeurt dat nu nog maar hooguit eens in de maand.’

In eerste instantie had Forbo Eurocol een andere partner in de arm genomen. Na een anderhalf jaar besloten ze toch afscheid te nemen van die partner. De Ridder: ‘Hun programma had een te lange verwerkingstijd, liep regelmatig vast en was daardoor erg onbetrouwbaar. In 2014 zijn we in zee gegaan met Novadoc. Het systeem is zo simpel dat, wanneer er toch een probleem is, het veelal gaat om een iets wat ik vrij eenvoudig zelf kan oplossen.’

De Ridder: ‘Mijn collega die alle facturen verwerkt, was hier vroeger minstens een uur per dag mee bezig. Nu is dat hooguit een half uurtje. Maar de grootste winst vind ik nog wel het feit dat alles netjes digitaal is opgeslagen en heel eenvoudig teruggevonden kan worden. Als we nu een vraag krijgen over een factuur, kunnen we deze direct beantwoorden, zonder eerst naar een kast op een andere afdeling te hoeven lopen.’

Professioneel

‘Novadoc heeft ons vanaf het allereerste moment zeer kundig en professioneel begeleid.’

Wat mee heeft gespeeld in de besluitvorming om te kiezen voor NovaCap, is het feit dat het een van de weinige programma’s is die samenwerkt met ERP. ‘Bovendien heeft Novadoc ons vanaf het allereerste moment zeer kundig en professioneel begeleid. 

In eerste instantie hebben ze nog geprobeerd om ons vorige systeem meer werkbaar te maken. Toen dat niet naar volle tevredenheid lukte, hebben we samen met Novadoc besloten om hen een passende oplossing voor ons te laten ontwikkelen. En dat werd NovaCap.’

Bespaar kosten door tijdwinst

‘Facturen worden nu met één druk op de knop in de juiste map op onze server geplaatst.’

Waar binnengekomen facturen voorheen moesten worden uitgeprint, geaccordeerd en gescand, zijn deze nu met één druk op de knop in de juiste map op de server geplaatst. Nagenoeg alle standaard velden, zoals bankrekeningnummer, factuurbedrag en datum, worden automatisch herkend en verwerkt, waarbij het voor het systeem niet uitmaakt of er 15 juni 2019 op de factuur staat of 15/06/2019. Ook de verschillende schrijfwijzen van factuurbedragen, leveren geen enkel probleem op. Pure tijdswinst dus.

Tijdens de implementatiefase is 2 weken lang een medewerker van Novadoc aanwezig geweest bij Forbo, zodat hij ter plekke kon vaststellen wat reeds voldeed aan de verwachtingen en wat nog aangepast diende te worden. Voor de 20 grootste leveranciers hebben zij gekeken welke velden foutmeldingen gaven en hebben dit direct kunnen oplossen. Ook voor moeilijke facturen, met bijvoorbeeld een afwijkende opmaak, zijn direct oplossingen gevonden. Alle personen binnen Forbo die met NovaCap zouden gaan werken, hebben een-op-een uitleg gekregen, waarbij men zelfs zijn of haar eigen interface kon invullen en bepaalde velden kon weglaten of aanvullen.

Gebruiksvriendelijk

‘Zelfs de collega’s die in eerste instantie sceptisch waren over een volledige digitalisering van onze factuurstroom, zijn nu om.’

‘Deze persoonlijke begeleiding heeft ervoor gezorgd dat iedereen vanaf het begin goed met NovaCap uit de voeten kon. Onze werknemers ervaren dagelijks hoe overzichtelijk en tijdsbesparend NovaCap werkt.’

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Contact

Stel al uw vragen over NovaCap.AI

Wilt u weten hoe u kunt starten met het digitaliseren van uw inkomende facturen en formulieren? Neem direct contact op met Novadoc ECM BV. We vertellen u alles over NovaCap.AI en RPA of andere oplossingen voor de Digitale Transformatie.

Bel (088) 2009 500 of vul ons contactformulier in.

Contactformulier
Klik: Ik begrijp dat Novadoc deze gegevens gebruikt om contact met mij op te nemen en op verzoek verwijdert. Gegevens worden in geen geval aan derden ter beschikking gesteld.

Contactgegevens

Adres
Papendorpseweg 97
3528 BJ Utrecht
Routebeschrijving
Telefoon
(088) 2009 500
E-mail