NOVACAP.AI
Slim met AI, snel en
betrouwbaar digitaal met NovaCap.AI
Efficiënt uw facturen en formulieren verwerken met NOVACAP.AI
Weet u wat de verwerking van de inkomende facturen en formulieren in tijd en geld kost? Het is een handmatig- of semihandmatig proces dat meestal niet efficiënt is ingericht. Er is een grote kans op fouten en vertraging in de afhandeling van uw inkomende facturenstroom. Facturen en formulieren die zoek zijn, gebruikers die ontevreden leveranciers en klanten aan de lijn krijgen omdat er zaken binnen het proces niet juist worden afgehandeld. Herkent u dit? Als uw antwoord ‘ja’ is, kunt u kosten en tijd besparen en tegelijk het inkomende facturenproces digitaal en veel efficiënter uitvoeren.
AUTOMATE
Met NOVACAP.AI verwerkt u uw inkoopfacturen digitaal, efficiënt en foutloos. Met behulp van Artificial Intelligence (AI) worden alle kenmerken van de factuur herkend en omgezet in gegevens die kunnen worden ingelezen in uw ERP-pakket of financiële systeem.
Iedere organisatie kent het tijdrovende proces van het verwerken van inkoopfacturen. Inkomende facturen registreren, inboeken, doorsturen en uiteindelijk handmatig archiveren. Vaak blijven facturen liggen op bureaus of raken ze kwijt binnen de organisatie. Met NOVACAP.AI behoort dit tot het verleden.
PROCESS
NOVACAP.AI: een solution van Novadoc
Novadoc ECM is implementatiepartner voor het IBM Platform for Digital Business Automation in de Benelux. Met de ontwikkeling van de DMS-markt naar complete ECM en Business Automation oplossingen en Robotics (RPA), is ook Novadoc hierin doorgegroeid. NOVACAP.AI is een modern product om het verwerken en analyseren van documenten voor bedrijven en organisaties makkelijker te maken. Met NOVACAP.AI krijgt u grip op het input management en controle over de inkomende informatiestroom.
NOVACAP.AI & RPA
Robotic Process Automation
NOVACAP.AI zorgt samen met RPA voor 24/7 verwerking van uw inkomende facturen en formulieren. Met een intelligente scan & herken worden de inkomende documenten verwerkt en de essentiele gegevens via RPA in uw administratie ingevoerd. Daarmee behoren dure koppelingen of handmatig invoeren tot het verleden. Dit werkt snel en effieciënt en verkleint bovendien de kans op fouten. Wilt u wel een handmatige goedkeuring in uw proces opnemen? Ook dat kan eenvoudig worden geregeld.
Dit proces werkt voor papieren facturen die u scant en ook voor digitale facturen (PDF, XML, UBL) die via e-mail worden ontvangen.
Met RPA kunnen bijvoorbeeld:
-
facturen en formulieren uit de e-mail worden gehaald en in het verwerkingsproces worden opgenomen
-
facturen en formulieren via een flow aangeboden worden aan goedkeurders
-
akkoordverklaringen worden toegevoegd aan het boekings-bestand waarmee de factuur geautomatiseerd geboekt kan worden
-
gegevens worden ingevoerd in legacy-systemen
Novadoc is officieel implementatiepartner voor WDG Automation, de RPA oplossing van IBM.
​
Onze oplossing
Digitaliseren wordt een efficiënt, inzichtelijk en automatisch proces met de capture-oplossing Novacap.AI. Deze AI-oplossing herkent verschillende typen documenten zoals onder andere facturen, offertes, orders, claims, dossiers of transportdocumenten, interpreteert deze en verwerkt ze naar de juiste systemen. Waar voorheen de gegevens gelezen en handmatig toegevoegd werd, is dat nu niet meer nodig. De relevante data wordt automatisch - met behulp van AI - uit het document gehaald. Op die wijze kan de gebruiker er uiterst gemakkelijk zoeken en wordt de informatie bijvoorbeeld aan de (financiële) systemen gekoppeld, of wordt het klantdossier automatisch opgebouwd. Zonder veel tijd te besteden aan configureren of leren van het systeem boeken we resultaten van meer dan 90% correcte herkenning en automatische verwerking.
Zo gaat het in zijn werk
SCANNEN
-
OCR (Omzetten naar tekst)
-
Lezen van de tekst
​
​
​
VALIDEREN (optioneel)
-
Accorderen
-
Workflow
-
Business rules​
HERKENNEN
-
Categorieën
-
Bedragen
-
Line Items
-
BTW
-
Veldwaarden
EXPORTEREN
-
Export XML, UBL, HTML, JSONData paren
VERIFIËREN
-
Database lookup
-
Match met inkoop
-
Match met leveranciers db
​
INVOEREN
-
Invoer in Financieel systeem, ERP, Database met Robotics (RPA)
IBM Datacap
NOVACAP.AI is ontwikkeld op IBM Datacap
Analyseren en verwerken van data wordt steeds makkelijker door Artificial Intelligence. Al dan niet in de cloud. IBM Datacap samen met AIDocbuilder en RPA verwerken uw gegevens digitaal, waardoor uw processen snel en efficiënt verlopen.
​
IBM Datacap herkent de informatie op uw gescande documenten of ingezonden PDF's, XML's en UBL's. Deze informatie wordt door zelflerende technologie op basis van Artificial Intelligence (AI), uit de documenten gefilterd en doorgegeven aan de administratieve systemen met behulp van Robotic Process Automation (RPA). Al dan niet met workflows voor goedkeuring of checks aan inkoop-orders of budgetten.
​
Ook andere formulieren en documenten worden door Datacap verwerkt waarna de gecategoriseerde informatie wordt opgeslagen voor verdere verwerking. Zonder dat iemand een document moet lezen of informatie moet overtypen.
​
Datatcap is een van de software-oplossingen uit het Platform voor Digital Business Automation van IBM. Het stelt u in staat om krachtige en strategische oplossingen in te zetten waarin al uw uitgaande en inkomende documenten, en andere vitale bedrijfsgegevens veilig onder beheer gebracht kunnen worden. U kunt zodoende altijd en overal beschikken over de juiste informatie voor een snellere en betere besluitvorming.
​
Documenten kunnen worden gearchiveerd in vele grafische bestandsformaten, waaronder TIFF, BMP, JPG, en PDF(A). Gegevens op de documenten kunnen geautomatiseerd worden uitgelezen (OCR, ICR, OMR, barcodes en patchcodes) en als data worden doorgegeven naar andere applicaties met workflows of Robotics (RPA). Omdat op meerdere niveaus kan worden geïndexeerd, kan iedere gewenste goedkeuringsstructuur of archiefstructuur worden ingericht.
Referentie
Forbo Eurocol Nederland produceert verschillende soorten vloerbedekkingen en aanverwante producten als lijm, egalisatie-, onderhouds- en reinigingsmiddelen. Per week ontvangt het bedrijf zo’n honderd facturen, zowel via de post als digitaal. Voorheen werden deze handmatig verwerkt, wat regelmatig tot gevolg had dat facturen kwijtraakten of (te lang) op het bureau van medewerkers bleven liggen.
Snel en simpel
In eerste instantie had Forbo Eurocol een andere partner in de arm genomen. Na een anderhalf jaar besloten ze toch afscheid te nemen van die partner. De Ridder: ‘Hun programma had een te lange verwerkingstijd, liep regelmatig vast en was daardoor erg onbetrouwbaar. In 2014 zijn we in zee gegaan met Novadoc. Het systeem is zo simpel dat, wanneer er toch een probleem is, het veelal gaat om een iets wat ik vrij eenvoudig zelf kan oplossen.’
Sinds Forbo Eurocol werkt met de NovaCap captureoplossing van Novadoc, is de opslag van inkomende documenten veel efficiënter en sneller en worden er bovendien aanzienlijk minder fouten gemaakt. Martijn de Ridder, Assistant Controller bij Forbo Eurocol: ‘Waar we voorheen werkten met een kast vol mappen, zijn nu alle facturen digitaal opgeslagen en daardoor veel beter terug te zoeken.
De Ridder: ‘Mijn collega die alle facturen verwerkt, was hier vroeger minstens een uur per dag mee bezig. Nu is dat hooguit een half uurtje. Maar de grootste winst vind ik nog wel het feit dat alles netjes digitaal is opgeslagen en heel eenvoudig teruggevonden kan worden. Als we nu een vraag krijgen over een factuur, kunnen we deze direct beantwoorden, zonder eerst naar een kast op een andere afdeling te hoeven lopen.’