Slim, snel en
betrouwbaar digitaal

Efficiënt uw bedrijfsdocumenten verwerken met NovaCap

Weet u wat de verwerking van de inkomende documentenstroom in tijd en geld kost? Het is een handmatig- of semihandmatig proces dat veelal niet efficiënt is ingericht. Wat wil dat zeggen? U heeft een grote kans op fouten en vertraging in de afhandeling. Documenten die zoek zijn, gebruikers die ontevreden klanten aan de lijn krijgen omdat er zaken binnen het proces niet juist worden afgehandeld. Herkent u dit? Als uw antwoord ‘ja’ is, kunt u kosten en tijd besparen en tegelijk het inkomende documentenproces veel efficiënter uitvoeren.

Waarom NovaCap?

NovaCap verwerkt uw inkoopfactoren efficiënt en foutloos.
Iedere organisatie kent het tijdrovende proces van het verwerken van inkoopfacturen. Inkomende facturen registreren, stempelen, inboeken, doorsturen en uiteindelijk handmatig archiveren. Vaak blijven facturen liggen op bureaus of raken ze kwijt binnen de organisatie. Met NovaCap behoort dit tot het verleden.

NovaCap: een idee van Novadoc
Novadoc ECM is technisch installatiepartner voor het Filenet DMS-systeem in de Benelux. Met de ontwikkeling van de DMS-markt naar complete ECM-oplossingen en de implementatie van Filenet door IBM, is ook Novadoc hierin doorgegroeid. NovaCap is een nieuw idee om het verwerken en analyseren van data voor bedrijven makkelijker te maken.

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen?

Maak een afspraak voor de Quickscan onderzoek wat NovaCap voor u oplevert.

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Wat is NovaCap?

Bespaar kosten met de factuurverwerking van NovaCap

Wat is uw voordeel met NovaCap? De verwerking van de inkomende documenten wordt efficiënter en sneller, waarbij er minder kans op fouten bestaat. Dit bespaart u tijd en geld. De informatie wordt foutloos verwerkt, zodat rework van gebruikers (en dus vertraging) niet meer nodig is. Gevolg: tevreden gebruikers en tevreden klanten tegen lagere kosten.

Onze oplossing

Digitaliseren wordt een efficiënt, inzichtelijk en automatisch proces met de capture-oplossing van NovaCap. NovaCap herkent verschillende typen documenten zoals onder andere orders, facturen, offertes, claims, dossiers, transportdocumenten en verwerkt deze naar de gekoppelde systemen. Waar voorheen de metadata handmatig toegevoegd werd, is dat nu niet meer nodig. De relevante data wordt automatisch uit het document gehaald. Op die wijze kan de gebruiker er uiterst gemakkelijk zoeken en wordt de informatie bijvoorbeeld aan de (financiële) systemen gekoppeld, of wordt het klantdossier automatisch opgebouwd.

Zo gaat het in zijn werk

Scannen

  • image cleaning

(Categorie)herkenning

  • fingerprinting

Verifiëren

  • eigenschappen toekennen (metadata)
  • case management (database look-up)

Controleren

  • controle moment door medewerker 

Exporteren

  • export naar bronsystemen

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen?

Maak een afspraak voor de Quickscan onderzoek wat NovaCap voor u oplevert.

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
IBM Datacap

NovaCap is ontwikkeld op de software van IBM, Datacap

Analyseren van data wordt steeds makkelijker. U kunt bijhouden hoeveel klanten u heeft, waar uw klanten vandaan komen en hoe klanten u beoordelen. Dagelijks verwerkt u met mobiele en sociale applicaties data. Dit proces van opslaan en analyseren zal in de toekomst alleen nog maar groeien. Al dan niet in de cloud. IBM geeft waardevolle inzichten en maakt het mogelijk dat u direct toegang heeft tot uw data.

Altijd en overal toegang tot uw bedrijfsgegevens

Datatcap is een van de software-oplossingen uit het rijke informatiemanagementportfolio van IBM. Het stelt u in staat om krachtige en strategische oplossingen in te zetten waarin al uw uitgaande en inkomende documenten, en andere vitale bedrijfsgegevens veilig onder beheer gebracht kunnen worden. U kunt zodoende altijd en overal beschikken over de juiste informatie voor een snellere en betere besluitvorming. 

Automatisch
Documenten kunnen worden gearchiveerd in vele grafische bestandsformaten, waaronder TIFF, BMP, JPG, en PDF(A). Gegevens op de documenten kunnen geautomatiseerd worden uitgelezen (OCR, ICR, OMR, barcodes en patchcodes) en als data worden doorgegeven naar andere applicaties. Omdat op meerdere niveaus kan worden geïndexeerd, kan iedere gewenste archiefstructuur worden ingericht.

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen?

Maak een afspraak voor de Quickscan onderzoek wat NovaCap voor u oplevert.

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Over ons

NovaCap is een idee van Novadoc ECM

Novadoc ECM is meer dan 15 jaar geleden opgericht als technisch installatiepartner voor het Filenet DMS-systeem in de Benelux. Met de ontwikkeling van de DMS-markt naar complete ECM-oplossingen en de inlijving van Filenet door IBM, is ook Novadoc hierin doorgegroeid.

Over de ontwikkelaar van NovaCap

Novadoc ECM is met haar technische kennis van IBM Filenet onbetwist marktleider in Nederland en België. Onze organisatie is al jaren een volledig gecertificeerde IBM Filenet Value Plus partner. Wij verlenen diensten rondom de implementatie en het in productie hebben van Enterprise Content Management-, Case Management- en Record Managementsystemen gebaseerd op IBM FileNet.

Beheer via één dashboard
Om huidige ECM-toepassingen snel geïntegreerd aan te kunnen bieden vanuit één multimediaportaal, biedt Novadoc het Ontimize consolidatieplatform en dashboard aan. Een unieke oplossing die de investering van meerdere ECM-oplossingen beschermt en tegelijkertijd de applicatie-ontwikkeling en het beheer sterk vereenvoudigt.

Kant-en-klaar
Ook is Novadoc expert in het ontwikkelen van specifieke IBM FileNet componenten en integratie voor upgrade- en migratietrajecten. Wij hebben hiervoor kant-en-klare oplossingen beschikbaar die u ook kunt hergebruiken. In de loop van de jaren heeft Novadoc zich ontwikkeld tot een betrouwbare partner in efficiënt onderhoud en beheer van IBM FileNet installaties.

De organisatie
Novadoc ECM is en compacte, no-nonsense organisatie. We opereren als een hecht team (circa 27 medewerkers) in een informele sfeer. Deze componenten en de directe manier van communiceren zorgen voor een dynamische organisatie. Het team bestaat veelal uit jonge, leergierige en ambitieuze medewerkers die bij ons alle mogelijkheden krijgen om zich tot ECM professional te ontwikkelen. Kortom we kunnen uit ervaring zeggen dat Novadoc een zeer flexibele en inspirerende werkomgeving biedt.

Meer weten over Novadoc?

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Referenties

Forbo Eurocol over de samenwerking met Novadoc

U bent niet de eerste die kiest voor snelheid en efficiëntie. Veel opdrachtgevers gingen u al voor. Zo ook Forbo Eurocol. Het bedrijf vertelt u graag over de ervaring met NovaCap. Uiteindelijk weet u natuurlijk pas echt hoe handig het is, als u het zelf test.

Voordeel in een notendop

  • Tijdsbesparing
  • Foutloze verwerking van de ingekomen documenten
  • Facturen worden met één druk op de knop opgeslagen
  • Documenten die geen factuur zijn (pakbonnen, vrachtbrieven etc.) worden eruit gefilterd
  • Dubbele facturen worden herkend

NovaCap oplossing van Novadoc zorgt voor snelle en nagenoeg foutloze verwerking van facturen bij Forbo Eurocol

Forbo Eurocol Nederland produceert verschillende soorten vloerbedekkingen en aanverwante producten als lijm, egalisatie-, onderhouds- en reinigingsmiddelen. Per week ontvangt het bedrijf zo’n honderd facturen, zowel via de post als digitaal. Voorheen werden deze handmatig verwerkt, wat regelmatig tot gevolg had dat facturen kwijtraakten of (te lang) op het bureau van medewerkers bleven liggen.

Sinds Forbo Eurocol werkt met de NovaCap captureoplossing van Novadoc, is de opslag van inkomende documenten veel efficiënter en sneller en worden er bovendien aanzienlijk minder fouten gemaakt. Martijn de Ridder, Assistant Controller bij Forbo Eurocol: ‘Waar we voorheen werkten met een kast vol mappen, zijn nu alle facturen digitaal opgeslagen en daardoor veel beter terug te zoeken.’

Snel en simpel

‘Waar ik vroeger dagelijks te kampen had met een haperend systeem, gebeurt dat nu nog maar hooguit eens in de maand.’

In eerste instantie had Forbo Eurocol een andere partner in de arm genomen. Na een anderhalf jaar besloten ze toch afscheid te nemen van die partner. De Ridder: ‘Hun programma had een te lange verwerkingstijd, liep regelmatig vast en was daardoor erg onbetrouwbaar. In 2014 zijn we in zee gegaan met Novadoc. Het systeem is zo simpel dat, wanneer er toch een probleem is, het veelal gaat om een iets wat ik vrij eenvoudig zelf kan oplossen.’

De Ridder: ‘Mijn collega die alle facturen verwerkt, was hier vroeger minstens een uur per dag mee bezig. Nu is dat hooguit een half uurtje. Maar de grootste winst vind ik nog wel het feit dat alles netjes digitaal is opgeslagen en heel eenvoudig teruggevonden kan worden. Als we nu een vraag krijgen over een factuur, kunnen we deze direct beantwoorden, zonder eerst naar een kast op een andere afdeling te hoeven lopen.’

Professioneel

‘Novadoc heeft ons vanaf het allereerste moment zeer kundig en professioneel begeleid.’

Wat mee heeft gespeeld in de besluitvorming om te kiezen voor NovaCap, is het feit dat het een van de weinige programma’s is die samenwerkt met ERP. ‘Bovendien heeft Novadoc ons vanaf het allereerste moment zeer kundig en professioneel begeleid. 

In eerste instantie hebben ze nog geprobeerd om ons vorige systeem meer werkbaar te maken. Toen dat niet naar volle tevredenheid lukte, hebben we samen met Novadoc besloten om hen een passende oplossing voor ons te laten ontwikkelen. En dat werd NovaCap.’

Bespaar kosten door tijdwinst

‘Facturen worden nu met één druk op de knop in de juiste map op onze server geplaatst.’

Waar binnengekomen facturen voorheen moesten worden uitgeprint, geaccordeerd en gescand, zijn deze nu met één druk op de knop in de juiste map op de server geplaatst. Nagenoeg alle standaard velden, zoals bankrekeningnummer, factuurbedrag en datum, worden automatisch herkend en verwerkt, waarbij het voor het systeem niet uitmaakt of er 15 juni 2016 op de factuur staat of 15/06/2016. Ook de verschillende schrijfwijzen van factuurbedragen, leveren geen enkel probleem op. Pure tijdswinst dus.

Tijdens de implementatiefase is 2 weken lang een medewerker van Novadoc aanwezig geweest bij Forbo, zodat hij ter plekke kon vaststellen wat reeds voldeed aan de verwachtingen en wat nog aangepast diende te worden. Voor de 20 grootste leveranciers hebben zij gekeken welke velden foutmeldingen gaven en hebben dit direct kunnen oplossen. Ook voor moeilijke facturen, met bijvoorbeeld een afwijkende opmaak, zijn direct oplossingen gevonden. Alle personen binnen Forbo die met NovaCap zouden gaan werken, hebben een-op-een uitleg gekregen, waarbij men zelfs zijn of haar eigen interface kon invullen en bepaalde velden kon weglaten of aanvullen.

Gebruiksvriendelijk

‘Zelfs de collega’s die in eerste instantie sceptisch waren over een volledige digitalisering van onze factuurstroom, zijn nu om.’

‘Deze persoonlijke begeleiding heeft ervoor gezorgd dat iedereen vanaf het begin goed met NovaCap uit de voeten kon. Onze werknemers ervaren dagelijks hoe overzichtelijk en tijdsbesparend NovaCap werkt.’

Wilt u weten hoeveel u kunt besparen?

Maak een afspraak voor de Quickscan onderzoek wat NovaCap voor u oplevert.

Facturen digitaliseren; Documenten scannen;
Contact

Stel al uw vragen over NovaCap in Almere

Wilt u weten hoeveel geld u kunt besparen met het digitaliseren van uw bedrijfsdocumenten en facturen? Neem direct contact op met Novadoc in Almere. We vertellen u alles over NovaCap en meer programma’s met ondersteuning van IBM.

Bel (036) 7630 666 of vul ons contactformulier in.

Contactformulier

Contactgegevens

Adres
Transistorstraat 26
1322 CE Almere
Routebeschrijving
Telefoon
(036) 7630 666
E-mail